Politica Whistleblowing

A partire dall’Agosto 2015

1. Obbiettivo e Ambito di Applicazione

MIP Inc. e le sue controllate (MIP o l'Azienda) sono impegnate a condurre le loro attività in maniera legale e etica. L'impegno di MIP verso un atteggiamento legale e etico è sottolineato nelle Guide dei Dipendenti e nella Dichiarazione della Responsabilità Sociale Aziendale. Noi contiamo suoi nostri dipendenti affinché questi si comportino di conseguenza, per evitare anche la comparsa di un atteggiamento improprio. Obbedire alla legge e al nostro codice di condotta, sia nella lettera che nello spirito, rappresenta il fondamento dei nostri principi e il punto critico del nostro successo.

MIP è impegnata a mantenere un ambiente di lavoro nel quale l'Azienda può ricevere, registrare e affrontare tutte i reclami e le preoccupazioni che riguardano la contabilità, i controlli della contabilità interni, la revisione contabile, la cattiva gestione, la corruzione, la condotta illegale, e ogni altra attività che non è coerente con i requisiti legali dell'Azienda o con i suoi standard etici. Per raggiungere quest’obiettivo, il Consiglio di Amministrazione dell'Azienda ha stabilito una procedura per la presentazione confidenziale dei reclami che riguardano attività o condotte discutibili. Questa politica è stata stabilita per consentire agli impiegati, ai funzionari, e ai manager di MIP, insieme ai suoi agenti di vendita, i suoi fornitori, i suoi clienti, e altre parti interessate di sollevare dubbi in maniera confidenziale, liberi da ogni discriminazione, ritorsione o molestie, in maniera autonoma o diversamente. Questa politica si applica a tutte le parti interessate, incluso gli impiegati, i funzionari, e i manager, insieme agli agenti di vendita, i fornitori, e i clienti.

2. Caso Whistleblower

Un "caso whistleblower" è definito come un dubbio in merito alla contabilità, ai controlli contabili interni, alle revisioni contabili, alla cattiva gestione, alla corruzione, alla condotta illegale, o a qualsiasi altra attività che non sia coerente con i requisiti legali e gli standard etici dell'Azienda. Un caso whistleblower include sia i casi che sono direttamente testimoniati da una persona che quelli nei quali la persona ne diventa consapevole in qualche altra maniera, ad esempio attraverso la conversazione.

Per maggiore chiarezza, i casi whistleblower includono anche, in maniera non limitata, le situazioni seguenti:

  • Riconoscimento inappropriato di entrate o passività;
  • Appropriazione indebita di beni dell’azienda da parte di una persona o un gruppo di persone;
  • Travisamento di informazioni finanziarie e non;
  • Comportamento disonesto, fraudolento, corrotto, o illegale (incluso il furto, la vendita e l’uso di droghe, violenza o violenza minacciata, o danni penali contro proprietà aziendali);
  • Cattiva gestione, spreco serio e sostanziale, o ripetuti casi di violazione di procedure amministrative;
  • Qualsiasi violazione del Piano Direzionale Aziendale di MIP, delle Guide dei Dipendenti, o della Dichiarazione della Responsabilità Civile d’Impresa; e
  • Qualsiasi tentativo di cancellare casi whistleblower.

In alcune situazioni, potrebbe essere difficile sapere se è avvenuto un caso whistleblower e come reagire. MIP incoraggia gli impiegati e le altre persone interessate di fare domande in merito a queste questioni, tenendo presente i punti seguenti:

  • Cercare di conoscere tutti i fatti pertinenti e di essere il più informati possibile;
  • Se non siete sicuri su come agire, siete incoraggiati a chiedere consiglio a un senior manager o a un membro del Dipartimento delle Risorse Umane; e
  • Se avete notizie su potenziali attività disoneste o illegali e vi viene chiesto di mantenere queste informazioni confidenziali, non dovreste mai gestire la situazione da soli. Dovreste parlare con un senior manager usando uno scenario possibilista basato sulla domanda “cosa succede se”, spiegando i fatti in maniera sufficiente da poter avere consiglio senza tradire la fiducia.

3. Metodo di Reporting

Secondo la politica dell’Azienda, un dipendente, un funzionario, un manager, o qualsiasi altra persona interessata devono comunicare immediatamente i dettagli di qualsiasi caso whistleblower, anche se solo sospettato, nella maniera indicata in questa politica.

Questa politica è amministrata dal Presidente del Consiglio di Amministrazione, il suo Amministratore Delegato, e il Dipartimento delle Risorse Umane, i quali sono stati designati per ricevere le presentazioni fatte al riguardo. I casi whistleblower possono essere riportati via email a: Jeff Wigle, Presidente del Consiglio di Amministrazione, all’indirizzo jwigle@banyancp.com; David Arditi, Amministratore Delegato, all’indirizzo darditi@mip.ca; o al Dipartimento delle Risorse Umane, al’indirizzo gperowne@mip.ca.

4. Confidenzialità

Ogni persona che riporta un caso whistleblower può scegliere di rilevare la sua identità, ma la sua anonimità è garantita in caso di auto-identificazione. Tuttavia, se il ricorrente rifiuta di identificarsi o le informazioni fornite sono insufficienti, l’Azienda potrebbe decidere di investigare al riguardo e risolvere il reclamo

5 – Ulteriori Informazioni

Ulteriori informazioni possono essere richieste in base alla natura della questione e la chiarezza delle informazioni iniziali fornite. Le accuse fatte anonimamente devono contenere abbastanza dettagli e informazioni in modo che, se necessario, possono essere condotte le opportune investigazioni.

6. Non ritorsione

Nessuna persona in buona fede che invia un reclamo ai sensi di questa politica subirà ritorsioni, molestie o conseguenze avverse per il suo impiego. Ogni atto di ritorsione deve essere riportato immediatamente. Un impiegato, un ufficiale, o un manager che attua una ritorsione contro una persona che ha riportato una violazione in buona fede sarà soggetto ai provvedimenti disciplinari, che possono anche includere il licenziamento.

7. Ricezione e Investigazione dei Reclami

Se vengono forniti gli opportuni contatti, il Dipartimento delle Risorse Umane può riconoscere la ricezione di un reclamo. Tutti i casi whistleblower saranno presi seriamente in considerazioni e opportunamente investigati dall’Azienda. La confidenzialità dei reclami sarà sempre mantenuta il più possibile, compatibilmente con la necessità di condurre una revisione appropriata. Tutti i reclami saranno trattati in confidenza, e solo il personale necessario sarà informato. Saranno prese le azioni correttive, appropriatamente e tempestivamente, quando e come garantito.

Alla luce del potenziale impatto di un dichiarazione ingiusta, non saranno accettati i reclami frivoli, calunniosi, o falsi e saranno prese le opportune misure per affrontare queste situazioni.

8 – Conservazione dei Reclami; Revisione della Politica

Il Dipartimento delle Risorse Umane dell’Azienda conserverà le registrazioni di qualsiasi reclamo inviato ai sensi di questa politica, tracciando la ricezione, l’investigazione, e la risoluzione, per un periodo di almeno tre anni.

La revisione della Politica verrà condotta periodicamente.

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Se avete domande o desiderate ulteriori informazioni in merito alla Politica Whistleblowing, vi preghiamo di contattare Gail Perowne all’indirizzo email gperowne@mip.ca.

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